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云管理应用涌入企业协同互动核心不变

 发布时间:2020-09-10

 企业管理重在协同互动,无论沟通方式怎么改变和IT技术如何变革,核心思想不会改变,保持良好的沟通方式,才能让工作流程更顺畅,指尖上的管理也罢,云管理的方式也摆,一切协同互动为核心,企业管理才能更有效率,叡扬信息CEO张培墉说,以球赛的走位、传球、补位、护航、得分等等情境作为开场白,阐述企业组织的协同互动之道,他认为两种不同的场域之间,似乎存在着一些相同道理。

譬 如企业的会议室,虽然不若球赛活泼,但综观准备议程、讨论、脑力激荡、共识、决议等所有行进过程,其实还是可以透过一些方式,让与会者能产生更良好的互动。另外,从Plan、Work Breakdown、Do、Check一直到Act的整个项目过程,亦犹如团队球赛情境,项目团队成员彼此之间,同样亟需良好的沟通、协同互动。

从数据流、文件流,再推进到活动流

过 去日本经济强盛时,靠的正是良好的沟通效率,而赖以增进效率的元素是圆桌会议;到了90年代,美国再次超越日本,靠的也是沟通效率,但沟通载具变成了 E-mail,且因E-mail大幅缩短信息传递的时空限制,所以缔造化繁为简、化天为秒妙效,终至击败日本的大方桌。

自此之后,从网 站、BBS讨论区、论坛、Facebook、Twitter一路演进,意谓人类沟通、协同互动方式不断改变。张培墉表示,一向致力提供白领自动化解决方案的叡扬信息,亦顺着沟通技术的发展脉络,一步步从数据流、文件流推展到了活动流,由公文管理、知识管理为出发点,进而推进到以会议、 交办及活动为核心主轴设计的协同工作环境,使得不同知识工作者彼此之间的沟通更为方便、实时,终至带动企业生产力的提升。

紧接着,张培墉针对不同类型的的协同互动模式,予以深入说明。首先谈到文件流与管理,其主要目的,不外是实时让别人知道我的动作、实时知道别人的进展,唯有厘清这些事,企业的各项项目或计划,才能继续往下走。

在 此过程中,以往甚难被具像化、实体化,也不容易被保存下来的业务员客户拜访信息,将会是驱动企业知识管理的一大轴心,务必让这些信息能够被留存与交换。可别小看拜访信息,它对于企业,不仅是可贵的商机、资产,同时亦可触发分享讨论、激荡隐性知识,因此需要倚赖1套合宜的知识管理系统,妥善保存拜访信息,且能依客户、产品等属性进行管理分类,并具备即时消息通知及在线讨论机制。

迅速掌握任务架构,管控所有交办工作

张培墉接着谈到工作流与管理。他指出,要想善尽工作流的管理,其先决条件,就是要拥有好的工作计划观测平台,透过诸如导航树等可视化方式,让企业中高阶主管或项目经理,能够一目了然迅速掌握任务架构,其中包含所有Task的Owner配置信息、预定结束时间、处理记录、工作日志。

至于下一步,即是妥善管理交办作业。举例来说,企业CEO想要招募人才,便将这个征才的构思,指派予处长来拟定并落实相关计划,当然此后的工作,绝不是处长一人独力执行,他通常会将整个计划拆解为一个个Task,并向下交办给不同专员来负责完成。

面 对这个多阶层且分叉的作业型态,CEO有无任何机制,可清楚追踪各项作业的执行现况?只要善用譬如叡扬teamKube等无纸化工作与会议管理追踪系统,即可满足这项需求,俾使CEO能够查看相关任务名称、到期日、负责人以及子交办等详细信息,乃至于各个子交办项目的状态(例如已完成、尚未到期或 已过期),清楚整件事情的脉络,甚至可筛选人员/时间导出Excel工作报表,便于掌握工作动态。

透过云端服务,轻松推动协同作业

目前teamKube已成为叡扬云端协同作业服务的一环,同样位在这个云端行列,另有两个服务项目,一是VIdegree云端客户关系维系服务,另一则是Vis-a-vis云端报告管理服务。

对 于绝大多数人,从小就要写报告,长大后则需要写更多,那么报告写在哪里?做什用?有的是自己用、写在笔记本上,有的作为与别人分享、讨论或教育的工具,有的是为了工作上需要时翻找之用,有的是为了寻找回忆与传续给下一代;但问题来了,不管手写、纸本、E-mail、Word或Excel等格式,方便参阅与 分享?答案显然是否定的。

云端报告管理服务的宗旨,在于形塑团队共笔的电子笔记本,运用格式化+提示+勾选模式+Auto Complete方式,让写报告变容易,可以少打很多字。

至于云端客户关系维系服务,即为大家熟知的CRM,但台湾师范大学美术系副教授林达隆灵机一动,用它来推动云端教学,带学生到云端上课,从而藉由线上面 对面、作业与上课数据的上传,再透过VIdegree标签将所有关联素材全都串起来,方便管理、分类与搜寻,堪称创新应用。

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